Weil gute Arbeit gute Organisation braucht.
Manche Jobs sieht man erst dann, wenn sie nicht gemacht werden.
Im Office Management ist genau das anders: Bei FAIR AUDIT weiß man, wie wichtig gute Organisation ist. Du sorgst dafür, dass Abläufe funktionieren, Informationen ankommen, Termine sitzen, Gäste sich willkommen fühlen und das Team den Rücken frei hat. Nicht nebenbei. Sondern als wichtiger Teil unseres gemeinsamen Arbeitstages.
Wir sind eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Zentrum von Hamburg. Seit über 20 Jahren arbeiten wir für mittelständische Unternehmen aus dem In- und Ausland. Unsere Themen reichen von Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung über Rechnungswesen bis zu internationalen Mandaten. Das klingt fachlich, und das ist es auch. Gleichzeitig braucht es dafür im Alltag vor allem eines: Menschen, die mitdenken, sortieren, koordinieren und Ruhe in komplexe Abläufe bringen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit Assistenz im Office Management / Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)
Worum es bei der Stelle geht
Du bist eine zentrale Anlaufstelle im Büroalltag. Für die Geschäftsleitung, für Kolleginnen und Kollegen, für Mandantinnen und Mandanten und für Gäste. Du hältst nicht einfach „das Sekretariat“ am Laufen, sondern sorgst dafür, dass viele kleine und große Dinge ineinandergreifen.
Dazu gehören unter anderem:
- Telefonische Anfragen entgegennehmen, einordnen und weiterleiten
- Gäste empfangen und dafür sorgen, dass der erste Eindruck stimmt
- die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch entlasten
- das Team bei administrativen Aufgaben unterstützen
- Ein- und Ausgangspost digital erfassen und bearbeiten
- Korrespondenz auf Deutsch und Englisch vorbereiten und bearbeiten
- Rechnungen erstellen und Buchhaltungsvorgänge vorbereiten
- Termine, Reisen und Veranstaltungen organisieren
- Prüfungsberichte und Jahresabschlüsse formal prüfen, finalisieren und versandfertig machen
- Abläufe im Büro mitdenken und verbessern, wenn etwas einfacher gehen kann
Was du mitbringen solltest
Für diese Stelle brauchst du Überblick, Verlässlichkeit und ein gutes Gespür für Menschen. Du musst nicht jede fachliche Besonderheit einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kennen. Wichtig ist, dass du sorgfältig arbeitest, Fragen stellst und auch dann freundlich bleibst, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren.
Gut passt du zu uns, wenn du:
- eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen hast
- mindestens drei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position mitbringst
- sicher auf Deutsch kommunizierst und Englisch im Büroalltag nutzen kannst
- strukturiert, selbstständig und genau arbeitest
- Prioritäten erkennst, ohne Hektik zu verbreiten
- gern Verantwortung für organisatorische Themen übernimmst
- sicher mit Microsoft Office und digitalen Arbeitsprozessen umgehst
- Lust hast, Teil eines Teams zu sein, das sich gegenseitig unterstützt
Was du bei uns erwarten kannst
Wir möchten, dass Arbeit gut organisiert ist. Nicht nur für unsere Mandantinnen und Mandanten, sondern auch für unser eigenes Team.
Deshalb bieten wir dir:
- ein 4-Tage-Arbeitszeitmodell
- 4-Tage-Woche von Montag bis Donnerstag in den Monaten Juni bis Dezember
- 6 Wochen Urlaub im Jahr
- eine vielseitige Aufgabe mit Einblick in internationale Mandate
- einen modernen Arbeitsplatz im Zentrum von Hamburg
- kurze Wege und ein Team, das ansprechbar ist
- HVV Deutschlandticket
- Übernahme von Kinderbetreuungskosten
- Restaurantgutscheine
- JobRad
- Wellfit Pass
- gemeinsame Aktivitäten außerhalb des Büros
Bewerbung
Schick uns einfach deinen Lebenslauf an recruiting@fair-audit.de, z. Hd. Herrn Frank Martens.
Kein langes Anschreiben. Keine komplizierte Bewerbungsstrecke.
Um den Rest kümmern wir uns.